Wie heeft er kennis? Wie houdt dat liever voor zich? Dan moet je deze blog niet lezen. Maar voor wie gelooft in de kracht van kennis is het misschien toch zinvol om dit te lezen. Zelf geloof ik sterk in de kracht van delen. Maar hoe gaan we dat nu realiseren en hoe zetten we het op binnen de organisatie, zodat het gaat werken? Een stukje praktijkervaring.

Delen is weten
Kennis is een groot goed binnen een bedrijf. Kennis is een bruikbare tool om het voor je concurrent lastiger te maken. Alleen wordt er veelal weinig gedeeld op een manier dat het voor een bedrijf kan werken. Kennis zit veelal in de hoofden van de mensen en daar blijft het bij. Soms zijn er CRM systemen die helpen maar daarvan is het probleem dat het omslachtig is en daardoor niet snel werkt in de praktijk. En mijn ervaring is dat er binnen een bedrijf vaak maar weinig mensen zijn die daar als eerste kijken. Jammer, want het kan wel een waardevolle eerste stap zijn.

Kennis delen gebeurt nu regelmatig tijdens vergaderingen. Vergaderingen die 2 weken nadien plaatsvinden. Soms vraag ik mij dan wel eens af of hetgeen wat opgedaan is aan kennis of ervaring nog wel zinvol is. Snelheid van delen is tegenwoordig zo hoog dat het misschien allang door een ander is opgepakt. Jammer want het was mogelijk een kans geweest. Alles in een dagelijkse nieuwsbrief zetten heeft naar mijn idee ook niet de juiste impact. Er wordt al veel geklaagd over overvolle mailboxen, dus laat staan dat er nog wat bij gaat komen.

Dan is er nog de grote angst. De angst voor de concurrentie. Als we gaan delen dan kan de concurrent ook meelezen en dan kunnen zij er mee aan de haal gaan. Ik zeg wel eens laat ze maar ontdekken dat er veel wordt gedeeld. Maar dan ga je voorbij aan systemen waarbij het mogelijk is alleen met jouw klanten en/of contacten te delen. Natuurlijk zal de concurrentie het ook te weten komen, maar wat is daar mis mee? Geven we zulke gevoelige informatie weg? Dat lijkt mij niet. Ik ben juist geneigd om te zeggen om kennis te delen die zinvol is voor de klanten en de contacten. Zij zullen jouw waarde alleen maar doen stijgen. Jij komt als bedrijf in een ander daglicht te staan. Jij wordt gezien als curator van het nieuws en het geven van waardevolle tips. Laat die markt maar zijn werk doen. Laat de klanten er maar over praten. Het gaat je meer opleveren dan je denkt. Angst is een slecht raadgever en slechte deler.

Alleen hoe krijg ik die kennis op de juiste plek in de organisatie. Hoe wordt het gebruikt en wat kunnen we er mee.

Laten delen
Kennis zit in eigenlijk alle medewerkers binnen een bedrijf. Ik vergelijk het wel eens met een ISO systeem. Binnen zo’n systeem dient er registratie plaats te vinden om de processen voor het systeem zo goed mogelijk te laten verlopen en controleerbaar te maken. Niemand schrijft voor hoe je moet gaan registreren als je maar het juiste registreert.
Door het heel erg praktisch te maken en aan te sluiten bij de wensen van medewerkers kom je een heel eind. Natuurlijk houden we de criticasters, maar we winnen ook veel. Als we ze daarna nog eens feedback geven over de resultaten dan snapt men waarom en dan wordt het registreren met meer plezier gedaan.

Delen van kennis is eigenlijk hetzelfde. Als men verplicht wordt om te delen, zoals bijvoorbeeld afdeling marketing of communicatie heeft bepaald, dan zal het nooit lukken en gaat het niet werken. Weerstand is veelal groter dan het effectief van delen van kennis.
Laat ze zelf eens bepalen hoe ze het willen delen maar houd wel in de gaten dat het snel moet zijn en het liefst digitaal. Dat laatste is eigenlijk wel een must omdat het delen via papier of telefoon veelal maar een op een is.

Ineens zie je een manier van werken ontstaan die door een groep geaccepteerd wordt. Ze hebben het zelf bedacht en willen er dan veelal wel aan meewerken. Alleen een ander aspect mag zeer zeker niet vergeten worden, geef ook feedback. Laat zien wat er met de verkregen informatie is gebeurd.

Even een voorbeeld. Binnen een bedrijf zagen meerdere accountmanagers hetzelfde probleem met een bepaald geleverd systeem. Via een besloten LinkedIn groep is het dezelfde dag in de groep gegooid. In die groep zaten ook medewerkers van de afdeling Technische Ontwikkeling. Zij hebben het direct opgepakt en zijn er mee aan de slag gegaan. Het leek een kleine fout in de software te zijn. Nog dezelfde dag is er een update gemaakt en deze is naar alle klanten gestuurd.
De accountmanagers die het “ontdekt” hadden kregen als eerste het bericht dat de fout was opgelost en hebben het direct aan hun klanten gemeld. Voordat de update binnen was waren de klanten al geïnformeerd. De accountmanagers voelen zich betrokken en geven het ook met plezier weer door. De afdeling Technische Ontwikkeling is blij dat het gedeeld wordt in die groep en niet alleen via vergaderingen loopt via de managementlaag. Dit had minimaal twee weken geduurd voordat er actie was ondernomen.

Snelheid is essentieel
We leven in het digitale tijdperk. Maak daar voor het delen van kennis gebruik van. De snelheid waarmee het gedeeld kan worden is essentieel. Maar ook snelheid van reageren en oplossen. Nu hoor ik al een aantal mensen denken…….”dat moet er ook nog naast, waar haal ik de tijd vandaan”.

Het is een wisselwerking. Het management vraagt wat, het snel en effectief delen van kennis, en de medewerkers mogen ook wat terug verwachten. Misschien vinden ze het wel erg belangrijk dat hun mailbox veel leger blijft of dat het aantal vergaderingen omlaag kan. Deze wisselwerking is essentieel. Niet zo maar alles extra verwachten maar geef er iets voor terug.

Dan nog de snelheid van de feedback. Deze mag nooit onderschat worden. De juiste feedback geven aan de juiste mensen werkt bevorderend. Het geeft een gevoel van nuttig delen en met elkaar zorgen dat er zinnige zaken gedeeld worden en dat er de juiste acties worden ondernomen.
Wat je zoal kan delen, daar kom ik een van de volgende keren nog op terug. Maar laat kennis delen!